Olá, pessoal! Muitas pessoas tiveram dúvidas ou ficaram curiosas sobre o tal do “plano de ação” que eu sempre menciono aqui no Instagram.
Apesar de comentar sobre essa ferramenta em vários posts e artigos, achei que merecia um post próprio, tamanha a sua importância.
O plano de ação serve para quem precisa executar um projeto mas não sabe por onde, não sabe quando, se sente sobrecarregado com tanta coisa pra fazer ou está procrastinando para começar.
Então hoje vou explicar rapidamente sobre o que é um plano de ação, e o passo a passo para montar um!
O que é?
Um plano de ação nada mais é do que um planejamento de um projeto, referente a o que você precisa fazer, e quando irá fazer cada tarefa.
Ele pode ser usado para planejar uma viagem, uma ideia de um projeto, um curso, desenvolvimento de uma competência, enfim, para organizar qualquer coisa que envolva mais de uma ação.
O objetivo aqui é quebrar um projeto gigante em várias ações menores, para que você consiga focar em um passo por vez.
Às vezes, deixamos de começar alguma coisa por ela parecer impossível de ser realizada, ou por não saber por onde começar.
E o plano de ação vem para ajudar nesses pontos.
Como fazer um plano de ação
Para fazer um plano de ação, basicamente você irá destrinchar tudo o que precisa ser feito, e colocar em uma sequência lógica.
Quanto mais detalhes você colocar no seu plano, mais fácil será de se colocar em prática. Recomendo que sejam inseridas informações sobre:
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O que será feito (detalhar todas as etapas, ou seja, escrever até as pequenas ações)
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Por que será feito (justificativa)
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Onde (local)
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Quando (prazo)
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Por quem (responsabilidade)
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Como será feito (método)
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Quanto custará (recursos)
Ou, para simplificar, coloque apenas o que será feito e quando. Já é o suficiente para ter um bom plano em mãos.
Importante: os detalhes acima serão definidos para cada uma das ações, e não para o projeto inteiro.
Então para criar um plano de ação pensando nos itens essenciais (o que e quando), teremos cinco passos a serem seguidos:
- Brainstorming de tudo o que precisa ser feito
- Identificação de pré-requisitos
- Organização das ações
- Definição de prazos
- Execução e monitoramento
Vou falar em detalhes de cada uma delas agora!
Brainstorming
Faça um brainstorming de TUDO o que precisa ser feito em relação ao projeto, sem se preocupar com datas ou sequência das ações.
Aqui, você simplesmente coloca no papel, em forma de lista, tudo o que precisa executar para que o projeto seja concluído.
Não se preocupe em organizar essas ações agora, o objetivo aqui é apenas limpar sua mente e ter uma visão do “grosso” que precisa ser feito.
Um exemplo simples de brainstorming ao planejar uma viagem:
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Reservar hotel
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Comprar passagens
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Comprar dólar
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Organizar passeios
Identificação de pré-requisitos
Agora que você já colocou a maior parte das ações, reveja a lista em busca de ações que precisam ser feitas antes de outras que você já listou (pré-requisitos).
Normalmente, você verá que várias das ações que você listou no brainstorming se desdobram em outras que precisam ser feitas antes.
Por exemplo, antes de comprar dólar, eu preciso:
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Pesquisar cotações
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Sacar dinheiro
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Definir quantia necessária
No final dessa etapa, você terá aumentado ainda mais sua lista inicial de tarefas.
Organização das ações
Agora que você já sabe tudo o que precisa fazer, é hora de organizar as ações em uma sequência lógica.
Organize as ações, em um quadro, no computador ou com post-its, na ordem em que elas devem ser feitas.
Veja qual tarefa depende de uma anterior, montando uma espécie de fluxograma.
Por exemplo, em uma sequência lógica, eu colocaria:
Definir quantia necessária de dinheiro > pesquisar cotações > sacar dinheiro > trocar dinheiro
Essa é a alma do seu plano de ações, pois aqui você – de fato – monta um plano do que será feito.
Perceba que muita coisa pode ser feita imediatamente ou em um futuro próximo.
Por outro lado, a maior parte das ações vai depender de ações prévias e não precisarão da sua atenção no momento.
Definição de prazos
Coloque prazo para que cada uma das primeiras ações definidas sejam feitas. Essas ações com prazo definido irão para a sua agenda.
Você pode colocar prazo em tudo, ou ir definindo à medida que for concluindo as primeiras ações.
Enquanto as duas primeiras etapas diziam respeito a o que será feito, a organização e definição de prazos dizem quando cada parte do plano será executada.
Execução e monitoramento
À medida que for concluindo uma etapa, monitore se os prazos seguintes estão compatíveis com o planejamento inicial.
Defina novas datas, se necessário.
Recomendo que você defina um dia específico da semana para rever seu plano de ação. Assim, você atualiza sua agenda com os novos prazos que forem surgindo.
Essa etapa é crucial para um bom desenvolvimento do seu plano de ação. Pois de nada adianta colocar tudo no papel e não executar.
É natural que ajustes sejam necessários, pois não podemos prever tudo.
Também é bem possível que você identifique novas ações a serem feitas, e no monitoramento você também vai agregando e dando prazo a essas novas tarefas.
Marque as tarefas feitas como concluídas (riscos, retirar o post-it, etc.).
Conclusão
Eu sou muito fã dos planos de ação porque várias vezes já me senti paralisada e sobrecarregada com um projeto enorme e desafiador, sem nem saber por onde começar.
Montando o plano, consigo visualizar o que preciso fazer primeiro, e posso focar no que está ao meu alcance, em vez de ficar me preocupando com o “todo” que me sobrecarrega.
Fazer um plano de ação é essencial para quem deseja fazer mudanças, fazer uma viagem, desenvolver uma habilidade nova.
Se você achou essa dica interessante, compartilhe o post com seus amigos! E depois me conta se tentou montar seu plano de ação!