Você tem centenas de e-mails não lidos na sua caixa de entrada?
Mais uns outros milhares na pasta de spam?
Gostaria de saber como limpar sua caixa de entrada diariamente?
Se você se identificou com alguma das situações acima, conheça agora algumas das minhas dicas de organização de e-mails 🤓
Hoje tenho orgulho de dizer que minhas caixas de entrada são ZERADAS todos os dias, e nada importante é perdido.
Então como manter a caixa de entrada sempre limpa?
Aprendi o principal sobre gerenciamento de e-mails com o método GTD e com a Taís Godinho, mas com o tempo fui “aperfeiçoando” meu sistema e agregando várias outras dicas.
Hoje, vejo que só existem quatro ações possíveis em um e-mail:
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👉🏻 Ação
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👉🏻 Tarefa agendada
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👉🏻 Arquivamento
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👉🏻 Exclusão
Vou explicar como funciona cada uma delas a seguir.
Ação
Essa etapa envolve quase qualquer tipo de ação que é possível realizar após ler um e-mail, por exemplo:
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Responder o e-mail
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Realizar alguma tarefa (imediatamente após ler o e-mail)
E-mails lidos são resolvidos na hora, então o ideal é fazer isso quando você pode tratar do assunto em menos de 5 minutos.
Uma vez que a ação for concluída, o e-mail pode ser excluído ou arquivado.
Aqui vai outra dica importante: só leia seus e-mails quando realmente puder “dar conta” deles. Imagine abrir um e-mail por curiosidade, mas não poder realizar nenhuma ação nesse momento. Além de deixar que o assunto não resolvido fique pipocando na sua sua mente, depois você terá que abrir o e-mail novamente, gastando tempo – de novo – para cuidar dele. E se você não for bem organizado, ainda corre o risco de marcar como “não lido”, achar que aquele e-mail foi resolvido e exclui-lo sem querer.
Tenha em mente também que essa ação primária (processar o e-mail) também pode gerar outras três ações principais, que seriam: agendamento, arquivamento e exclusão.
Agora vou explicar como cada uma dessas ações pode ser desencadeada após o processamento dos e-mails.
Tarefa Agendada
Na tarefa agendada, você se programa pra cuidar daquele e-mail depois.
O pulo do gato aqui é criar uma pasta “TAREFA AGENDADA”, para onde esses e-mail são movidos e você, literalmente, agenda uma tarefa para outro dia ou horário.
Mas, atenção: essa tarefa não será “responder o e-mail”.
Se você não pode fazer isso na hora, nem abre o e-mail. Muito importante esse detalhe, então vale o reforço!
A tarefa agendada será qualquer outra ação que não pode ser feita no momento. Por exemplo, alguém te mandou um e-mail pedindo seus comentários sobre um manuscrito.
Você poderá:
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Responder o e-mail avisando para a pessoa até quando pode esperar um retorno seu
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Programar um dia para fazer uma revisão desse manuscrito
Então essas tarefas só são agendadas depois do devido processamento do e-mail. O que significa que você leu, refletiu, pode ter respondido, pode ter realizado outra ação, mas ainda ficou uma parte pra fazer outro dia.
Aí você cria essa tarefa no seu gerenciador, e já sabe onde estará salvo o e-mail quando precisar dele.
Arquivamento
Já no arquivamento, o e-mail não demanda ação posterior, mas merece ser guardado.
Pra isso, você pode salvar em uma pasta no próprio servidor “IMPORTANTES” ou colocar no seu sistema de referências, como o Evernote.
Você também pode criar uma pasta “aguardando resposta” para os e-mails importantes que estão aguardando retorno de alguém, o que seria uma subcategoria de arquivamento.
Só não deixe todos em uma pasta só, senão você pode acabar esquecendo que estava esperando uma resposta, deixando essa e-mail junto com todo o restante que é arquivo.
Exclusão
Aqui, o e-mail não demanda ação posterior e nem é importante, então vai direto pra lixeira.
Perceba que após de cada uma dessas ações o e-mail já não estará mais na caixa de entrada (já consegue sentir o cheirinho de limpeza?).
Dessa forma, você saberá onde encontrar o que precisar e sua caixa de entrada estará sempre limpa.
Se precisa de uma referência, procure no arquivo. Se chegou o dia de executar uma tarefa, procure na pasta tarefa agendada.
Na caixa de entrada ficarão apenas os e-mails não processados. Aqueles que – com fé – você nem abriu ainda.
Caixa de entrada limpa
Como eu já comentei várias vezes aqui, sugiro desabilitar notificações de novos e-mails e ter um horário específico no dia para cuidar disso.
Assim você não se torna escravo da “urgência” dos e-mails, e pode se concentrar quando for resolvê-los diariamente.
Se você recebe poucos e-mails, processamento uma vez na semana basta. Se você recebe muitos e-mails e seu trabalho depende disso, aumente a frequência, mas não passe das três vezes por dia (sempre em horários pré-determinados por você!).
No meu caso, tenho uma tarefa diária recorrente no meu gerenciador (Todoist), que é a limpeza dos e-mails.
Então todos os dias eu me certifico de que tudo o que recebi foi resolvido.
E se a caixa de entrada já estiver cheia?
Se você já está com a caixa de entrada cheia, deve começar fazendo essa resolução em todos eles.
Um por um, gerando ação, tarefa agendada, arquivamento ou exclusão.
Ou, se preferir, esvazie a caixa de entrada de uma vez (ciente de que corre o risco de perder e-mails que deveriam ser guardados).
Sinceramente, eu recomendaria essa segunda opção, pois se você não sentiu falta de um e-mail, é porque ele não deve ser importante. E, além disso, um fresh start é sempre bom.
Desafogando o fluxo de e-mails
Outra coisa que recomendo muito é se descadastrar de o máximo possível de sites de venda, como Americanas, Amazon, Submarino, etc. E de outross cuja newsletter você nem esteja acompanhando.
Muitos e-mails de empresas só servem para lotar sua caixa de entrada de propaganda, tirando o foco do que realmente importa e, ainda, estimulando o consumismo.
Se preferir, faça um novo e-mail exclusivamente apenas para cadastro nesses sites; assim, as propagandas não vão se misturar com os e-mails prioritários.
Bom, seguindo essas dicas eu acho que é possível ter uma relação mais saudável com o e-mail.
Eu realmente acho que limitar o acesso à caixa de entrada, deixando apenas para os momentos em que você pode dedicar sua atenção a processá-la, é essencial para que esse relacionamento funcione.
E lembre-se: você é o dono do e-mail, não contrário. Tome as rédeas!
Espero que tenham gostado das dicas. Compartilhe esse post com seus amigos e ajude-os a manter suas caixas de entrada limpas também!